Preskoči na glavno vsebino

Oznake e-pošte - zastave, stopnja pomembnosti, stopnja občutljivosti in kategorije

V Outlooku lahko za prejeta e-poštna sporočila enostavno dodamo zastavice, barvne kategorije, označimo stanje pomembnosti, stopnje občutljivosti itd. Podobno lahko te lastnosti dodamo tudi za novo sestavljanje, odgovarjanje ali posredovanje e-pošte. V tej vadnici boste našli navodila za enostavno urejanje e-poštnih sporočil v Outlooku.

Kazalo vsebine

Opombe: Metode, predstavljene na tej strani, veljajo za namizni program Microsoft Outlook 2019 v sistemu Windows 10. In navodila se lahko bistveno ali nekoliko razlikujejo glede na različico Microsoft Outlooka in okolja Windows.


1. Dodajte e-pošto zastavico ali opomnik

1.1 Pred pošiljanjem v eno e-poštno sporočilo dodajte zastavico ali opomnik

Ko sestavljamo / odgovarjamo / posredujemo e-poštno sporočilo v oknu s sporočilom, lahko e-poštnemu sporočilu enostavno dodamo sledilne zastavice, zastavice po meri ali opomnik.

1.1.1 Pred pošiljanjem v eno e-poštno sporočilo dodajte zastavico za spremljanje

V novem oknu za sestavljanje, odgovarjanje ali posredovanje sporočil kliknite Sporočilo > Nadaljujin nato v spustnem meniju po potrebi izberite zastavico.

Potem boste videli, da so nad glavo sporočila dodane informacije o zastavi, kot je prikazano spodaj:

nasveti:
(1) Če je sporočilo za odgovor / posredovanje vdelano v bralno podokno, morate klikniti gumb Pojavi, da se v oknu s sporočilom prikaže sporočilo za odgovor / posredovanje.

(2) Potem ko pošljete to e-poštno sporočilo, zastavico za nadaljnje ukrepe  bo samodejno prikazan poleg poslanega e-poštnega sporočila na seznamu sporočil, poslano e-poštno sporočilo pa bo samodejno dodano tudi na seznam opravkov.

(3) Tovrstne nadaljnje zastavice delujejo samo v Outlooku pošiljateljev. Prejemniki ne bodo dobili nadaljnjih zastavic.

1.1.2 Pred pošiljanjem v eno e-poštno sporočilo dodajte zastavico ali opomnik po meri

Če morate trenutni e-pošti za sestavljanje, odgovarjanje ali posredovanje dodati zastavico ali opomnik po meri, lahko storite naslednje:

1. V novem oknu za sestavljanje, odgovarjanje ali posredovanje sporočil kliknite Sporočilo > Nadaljuj > po meri or Dodaj opomnik kot jo potrebujete.

Opombe: Če je sporočilo za odgovor / posredovanje vdelano v bralno podokno, morate klikniti Pojavi se gumb, da se v oknu s sporočilom najprej prikaže sporočilo, ki odgovarja / posreduje.

2. V pogovornem oknu po meri pojdite na Zastavi zame in naredite naslednje:
(1) Vtipkajte označeno besedilo v Označi z škatla;
(2) Po potrebi navedite datum začetka in rok zapadlosti;
(3) Če želite e-poštnemu sporočilu dodati opomnik, označite Opomnik in določite datum in čas opomnika, kot ju potrebujete.

3. kliknite OK gumb.

4. Sestavite in pošljite e-pošto.

1.2 Samodejno označi vso odhodno e-pošto

Če morate samodejno označiti vsa odhodna e-poštna sporočila, lahko ustvarite pravilo, da ga dosežete.

1. V pogledu pošte kliknite HOME > Pravila > Upravljanje pravil in opozoril.

2. V pogovornem oknu Pravila in opozorila kliknite Novo pravilo pod E-poštna pravila tab.

3. V čarovniku za pravila kliknite, da označite Uporabi pravilo za sporočila, ki jih pošiljamIn kliknite na Naslednji gumb.

4. V drugem čarovniku za pravila ne preverite nobenih pogojev in kliknite Naslednji neposredno. Nato v pogovornem oknu Microsoft Outlook kliknite Da nadaljevati.

Opombe: Če želite dodati zastavice samo za e-poštna sporočila, ki izpolnjujejo določene pogoje, lahko označite določene možnosti in določite pogoje ter nato kliknete Naslednji gumb.

5. V tretjem čarovniku za pravila:
(1) Označite sporočilo zastavice za ukrepanje v nekaj dneh možnost v korak 1 odsek;
(2) Kliknite podčrtano besedilo v nekaj dneh v korak 2 odsek;
(3) V pojavnem pogovornem oknu z zastavico sporočila določite označeno besedilo in trajanje opomnika, kot ga potrebujete, in kliknite OK;
(4) Zdaj se vrne v čarovnik za pravila in klikne Naslednji.

6. V četrtem čarovniku za pravila kliknite Naslednji neposredno.

nasveti: Tu lahko nastavimo izjeme za zagon tega pravila. Po potrebi določite izjeme glede pravil, kot jih potrebujete.

7. V zadnjem čarovniku za pravila poimenujte pravilo, določite tekoče možnosti pravila in kliknite Konec gumb.

Včasih se pojavi opozorilno pogovorno okno Microsoft Outlook, kliknite OK , da ga zaprete.

8. Nato se vrnemo v pogovorno okno Pravila in opozorila, kliknemo OK da ga zaprete.

Od zdaj naprej bodo vsa odhodna e-poštna sporočila samodejno označena.

Opombe:
(1) Če zapremo Outlook, pravilo ne bo označevalo odhodnih e-poštnih sporočil.
(2) Pravilo bo dodalo zastavico samo za poslani element v Outlookovem pošiljatelju, prejemniki pa ne bodo dobili informacij o zastavi.


2. Nastavite pomembne ravni za e-pošto

2.1 Označite eno e-pošto kot pomembno

Ko sestavljate novo e-poštno sporočilo ali odgovarjate / posredujete e-poštno sporočilo v Outlooku, lahko dodate ali spremenite prednost e-poštnega sporočila.
V novem oknu za sestavljanje, odgovarjanje ali posredovanje sporočil kliknite Velik pomen or Majhen pomen gumb, da neposredno nastavite prednost trenutno urejenega e-poštnega sporočila.

Opombe:
(1) Če je Velik pomen or Majhen pomen gumb že označen, ga lahko znova kliknete, če želite preklicati prioriteto pomembnosti iz e-pošte.

(2) Lahko pa kliknete sidro  v spodnjem desnem kotu oznake skupina na Sporočilo , da omogočite pogovorno okno Lastnosti, določite prednost pomembnosti v Pomembnost spustni seznam in zaprite pogovorno okno.

(3) Mimogrede, v novem oknu za sestavljanje, odgovor ali posredovanje sporočil lahko tudi kliknete file > Informacije > Nepremičnine , da odprete pogovorno okno Lastnosti in nato v. določite prioriteto pomembnosti Pomembnost spustni seznam.

(4) Ko je sporočilo za odgovor ali posredovanje vdelano v bralno podokno, lahko kliknete Velik pomen or Majhen pomen gumb na Sporočilo jeziček (Sestavi orodja) neposredno.

2.2 Vsa nova e-poštna sporočila samodejno označi kot pomembna

Če želite vsa odhodna e-poštna sporočila samodejno označiti kot visoko prioritetna, lahko Outlookove možnosti konfigurirate na naslednji način:

1. V pogledu pošte kliknite file > možnosti , da odprete pogovorno okno možnosti Outlook.

2. V pogovornem oknu možnosti Outlook kliknite mail v levi stranski vrstici pojdite na pošiljanje sporočil in v razdelku določite privzeto pomembnost Privzeta raven pomembnosti spustni seznam.

3. kliknite OK gumb.

Od zdaj naprej bodo vsa nova e-poštna sporočila in odgovori, ki ste jih poslali, samodejno označeni kot določena privzeta stopnja pomembnosti. Vendar bodo e-poštna sporočila za posredovanje ostala pomembna za izvirna e-poštna sporočila.

2.3 Opombe

Ko prejemniki prejmejo e-poštna sporočila, ki so označena kot drugačna prednostna sporočila, bodo visoko prioritetna e-poštna sporočila označena z rdečimi klicaji  in e-poštna sporočila z majhno pomembnostjo so označena z modrimi puščicami navzdol  na seznamu sporočil, kot je prikazano na sliki spodaj.

Ko prejemniki preberejo e-poštna sporočila v bralnem podoknu ali oknih sporočil, se pod glavo sporočila dodajo informacije o stopnji pomembnosti, kot je prikazano zgoraj.


3. Nastavite stopnje občutljivosti za e-pošto

3.1 Označite sporočilo kot zaupno, zasebno, osebno ali običajno

V novih oknih za sestavljanje, odgovarjanje ali posredovanje sporočil lahko trenutno stanje občutljivosti trenutnega e-poštnega sporočila enostavno nastavimo na naslednji način:

1. V novem oknu za sestavljanje, odgovarjanje ali posredovanje sporočil kliknite file > Informacije > Nepremičnine da odprete pogovorno okno Lastnosti.

nasveti:
(1) Lahko pa tudi odprete pogovorno okno Lastnosti, tako da kliknete sidro  v spodnjem desnem kotu oznake skupina na Sporočilo tab.

(2) Če je sporočilo, ki odgovarja ali posreduje, vdelano v bralno podokno, lahko kliknete sidro  v spodnjem desnem kotu oznake skupina na Sporočilo jeziček (Sestavi orodja).

2. V pogovornem oknu z lastnostmi izberite stanje občutljivosti občutljivost spustni seznam, kot ga potrebujete, in zaprite pogovorno okno.

Zdaj je za trenutno e-poštno sporočilo nastavljeno stanje občutljivosti, nato ga sestavite in pošljite po potrebi.

3.2 Vsa nova e-poštna sporočila samodejno označi kot zaupna, zasebna, osebna ali običajna

Outlookove možnosti lahko nastavite tudi tako, da samodejno doda določeno stanje občutljivosti za vsa nova e-poštna sporočila.

1. V pogledu pošte kliknite file > možnosti , da odprete pogovorno okno možnosti Outlook.

2. V pogovornem oknu možnosti Outlook kliknite mail v levi stranski vrstici pojdite na pošiljanje sporočil in določite privzeto raven občutljivosti, kot jo potrebujete.

3. kliknite OK gumb.

Od zdaj naprej bodo vsa nova e-poštna sporočila samodejno nastavljena na privzeto stanje občutljivosti.

nasveti: odgovori in posredovani podatki ostanejo v občutljivosti izvirnih e-poštnih sporočil.

3.3 Opombe

1. Ko prejemniki prejmejo e-poštno sporočilo s statusom občutljivosti, bodo prejeli informacije o statusu občutljivosti pod glavo sporočila, ko ga preberejo v podoknu za branje ali oknu sporočila.

2. Sporočilo, ki ima stopnjo občutljivosti Zasebno ne bodo posredovani ali preusmerjeni s pravili prejemnikove mape »Prejeto«.


4. Pred pošiljanjem e-pošto kategorizirajte

Prav tako lahko dodamo eno ali več kategorij za novo sestavljanje, odgovarjanje ali posredovanje e-pošte v Outlooku.

4.1 Razvrstite eno e-pošto

V novo okno za sestavljanje, odgovarjanje ali posredovanje sporočil lahko dodate eno ali več kategorij e-poštnega sporočila, kot sledi:

1. V novem oknu za sestavljanje, odgovarjanje ali posredovanje sporočil kliknite file > Informacije > Nepremičnine da odprete pogovorno okno Lastnosti.

nasveti:

(1) Lahko tudi kliknete sidro  v spodnjem desnem kotu oznake skupina na Sporočilo zavihek, da odprete pogovorno okno Lastnosti.

(2) Če je sporočilo, ki odgovarja ali posreduje, vdelano v bralno podokno, lahko kliknete sidro  v spodnjem desnem kotu oznake skupina na Sporočilo jeziček (Sestavi orodja), da odprete pogovorno okno Lastnosti.

2. V pogovornem oknu Lastnosti določite kategorije v Kategorije spustni seznam, kot ga potrebujete, in zaprite pogovorno okno.

Nasvet:
(1) Iz vrstice lahko določite eno barvno kategorijo Kategorije spustni seznam naenkrat in ponovite postopek dodajanja več barvnih kategorij.

(2) Lahko tudi kliknete Kategorije > Vse kategorije odpreti pogovorno okno Barvne kategorije. In v novem pogovornem oknu ustvarite, preimenujte ali izbrišite kategorije, kot jih potrebujete, ali po potrebi označite več kategorij.

(3) V pogovornem oknu Lastnosti kliknite Kategorije > Počisti vse kategorije če želite odstraniti vse obstoječe kategorije iz trenutnega e-poštnega sporočila za urejanje.
Nato sestavite in pošljite e-pošto, kot jo potrebujete.

4.2 Samodejno kategorizirajte vsa nova e-poštna sporočila

V nekaterih primerih boste morda morali samodejno kategorizirati vsa odhodna e-poštna sporočila ali odhodna e-poštna sporočila po posebnih merilih. Za to lahko ustvarite pravilo.

1. V pogledu pošte kliknite HOME > Pravila > Upravljanje pravil in opozoril.

2. V pogovornem oknu Pravila in opozorila kliknite Novo pravilo gumb pod E-poštna pravila tab.

3. V čarovniku za pravila kliknite, da označite Uporabi pravilo za sporočila, ki jih pošiljam in kliknite na Naslednji gumb.

4. V drugem čarovniku za pravila kliknite Naslednji , ne da bi navedli pogoje, in nato kliknite Da v pogovornem oknu Microsoft Outlook.

nasveti: Če želite dodati kategorije za e-poštna sporočila po merilih, lahko označite ustrezne pogoje in nastavite pogoje, kot jih potrebujete.

5. V tretjem čarovniku za pravila naredite naslednje:
(1) Označite ga dodelite kategoriji kategorije možnost v korak 1 odsek;
(2) Kliknite podčrtano besedilo “Kategorija"V korak 2 odsek;
(3) Zdaj se odpre pogovorno okno z barvnimi kategorijami, označite eno ali več barvnih kategorij, kot jih potrebujete;
(4) Kliknite OK gumb;
(5) Kliknite Naslednji v čarovniku za pravila.

6. V četrtem čarovniku za pravila po potrebi navedite izjeme in kliknite Naslednji gumb.

7. V zadnjem čarovniku za pravila poimenujte novo pravilo v korak 1 v razdelku označite možnosti izvajanja, kot jih potrebujete v korak 2 in kliknite Konec gumb.

Opombe: Če se prikaže opozorilno pogovorno okno Microsoft Outlook, kliknite OK gumb za naprej.

8. Zdaj se vrne v pogovorno okno Pravila in opozorila, kliknite OK , da shranite spremembe in jih zaprete.

Odslej bodo vsa odhodna e-poštna sporočila (ali e-poštna sporočila, ki izpolnjujejo merila, če ste jih določili) samodejno dodali določene barvne kategorije.
nasveti: Zahteva, da se Outlook redno izvaja. Če se Outlook ne izvaja, pravilo ne bo kategoriziralo odhodnih e-poštnih sporočil.

4.3 Opombe

Kategorije bodo prejemnikom poslane z e-poštnimi sporočili. Ko prejemniki prejmejo ta e-poštna sporočila v Outlooku, bodo poleg e-poštnih sporočil na seznamu sporočil in na vrhu vsebine sporočila v bralnem podoknu ali oknu sporočila prejeli tudi barvne kategorije.


Več člankov ...


Najboljša pisarniška orodja za produktivnost

Kutools za Outlook - Več kot 100 zmogljivih funkcij za nadgradnjo vašega Outlooka

📧 Avtomatizacija e-pošte: Odsoten (na voljo za POP in IMAP)  /  Načrtujte pošiljanje e-pošte  /  Samodejna CC/BCC po pravilih pri pošiljanju e-pošte  /  Samodejno naprej (napredna pravila)   /  Samodejno dodaj pozdrav   /  E-poštna sporočila več prejemnikov samodejno razdeli na posamezna sporočila ...

📨 Email upravljanje: Enostaven priklic e-pošte  /  Blokiraj prevarantska e-poštna sporočila glede na teme in druge  /  Izbriši podvojena e-poštna sporočila  /  napredno iskanje  /  Združite mape ...

📁 Priloge ProShrani paket  /  Batch Detach  /  Paketno stiskanje  /  Samodejno shranite   /  Samodejno loči  /  Samodejno stiskanje ...

🌟 Vmesnik Magic: 😊Več lepih in kul emojijev   /  Povečajte Outlookovo produktivnost s pogledi z zavihki  /  Minimizirajte Outlook, namesto da bi ga zaprli ...

???? Čudeži z enim klikom: Odgovori vsem z dohodnimi prilogami  /   E-poštna sporočila proti lažnemu predstavljanju  /  🕘Pokaži pošiljateljev časovni pas ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Stiki in koledar: Paketno dodajanje stikov iz izbranih e-poštnih sporočil  /  Razdelite skupino stikov na posamezne skupine  /  Odstranite opomnike za rojstni dan ...

Over 100 Lastnosti Čakajte na svoje raziskovanje! Kliknite tukaj, če želite odkriti več.

 

 

Comments (1)
No ratings yet. Be the first to rate!
This comment was minimized by the moderator on the site
You are giving valuable things and helping a lot. Thank you for this guide and has an Amazing piece of content.
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations