Ustvarite pravila kot profesionalec: obvladajte upravljanje e-pošte z naprednimi pravili Kutools v Outlooku

V živahnem svetu profesionalne komunikacije je lahko učinkovito upravljanje mape »Prejeto« tako ključno kot katera koli strateška odločitev. Microsoft Outlook je stalnica za ravnanje z e-pošto v številnih podjetjih, vendar z naprednimi pravili Kutools for Outlook lahko uporabniki presežejo tipične omejitve in optimizirajo svoje e-poštne procese. Ta vodnik se poglobi v izrazite prednosti naprednih pravil v primerjavi s standardnimi Outlookovimi pravili, prikaže, kako jih nastaviti, in razišče praktične aplikacije, ki vam lahko pomagajo učinkovito obvladati vaše e-poštno okolje.

• Primer 1: Samodejno premikanje e-poštnih sporočil v določene mape
• Primer 2: Nastavitev opozoril za komunikacijo z visoko prioriteto
• Primer 3: Avtomatizacija odgovorov na pogosta vprašanja

Napredna pravila Kutools VS Pravila Outlooka

Medtem ko izvorna pravila Microsoft Outlooka zagotavljajo temeljne zmožnosti upravljanja e-pošte, Kutools za Outlook's Napredna pravila funkcija dvigne vašo produktivnost na naslednjo raven. The Napredna pravila funkcija ponuja več različnih Prednosti nad standard Outlookova pravila. Tukaj je podroben pregled teh prednosti:

🌐 Aplikacija za več računov:

Za razliko od izvornih pravil Outlooka, ki veljajo samo za e-poštni račun, za katerega so nastavljena, Napredna pravila Kutools lahko uporabite za več e-poštnih računov v Outlooku. Ta funkcija uporabnikom omogoča enostavno implementacijo enega samega pravila vse or določene račune , poenostavi postopek in zagotovi doslednost med različnimi e-poštnimi komunikacijami.

🚀 Več pogojev za ustvarjanje pravila:

Napredna pravila Kutools ponujajo širši nabor možnosti pogojev. Uporabniki lahko na primer nastavijo pogoje na podlagi jezik e-pošte , ali ime priloge vključuje določene besede ali vrsta priloge . Ti na novo dodani pogoji močno izboljšajo organizacijo in upravljanje vaše mape »Prejeto«.

⚙️ Izboljšana prilagoditev:

Medtem ko je Outlookova pravila so omejeni na vnaprej določena dejanja in pogoje, Napredna pravila Kutools ponujajo obsežne možnosti prilagajanja, ki omogočajo kompleksna pravila z ugnezdenimi pogoji. na primer Outlookova pravila lahko samo preveri, ali subjekt ali telo Vsebuje posebne besede. V nasprotju, Napredna pravila lahko določi pogoje, kot je 'vsebujejo ","ne vsebuje ","je (točno) ","ni ","se začne z ","se ne začne z ","konča z ', in 'se ne konča z '. Poleg tega pri obdelavi besedila določenih besed Outlookova pravila lahko samo kombinira pogoje z uporabo 'or ' (kar pomeni, da lahko kateri koli pogoj sproži pravilo), Napredna pravila omogoča bolj zapleteno logiko z omogočanjem obeh 'in ' (izpolnjeni morajo biti vsi pogoji) in 'or ' razmerja med besedilnimi pogoji. To omogoča natančnejše filtriranje e-pošte.

📂 Razvrščene kategorije:

Pri postavljanju pogojev, Outlookova pravila zmešajte vse pogoje. V nasprotju, Napredna pravila Kutools izboljšajte organizacijo z natančno kategorizacijo pogojev v različne vrste pravil, kar poenostavi postopek nastavitve.

🔍 Jasnejši pregled:

O Napredna pravila ponuja izčrpen pregled vseh vaših pravil, kar zagotavlja jasen vpogled v dejanja, ki jih bo vsako pravilo izvedlo. Na primer, če je pravilo nastavljeno za premikanje e-pošte v določeno mapo ob izpolnjevanju določenih pogojev, bo vmesnik razločno prikazal dejanje kot 'Premakni v '. Ta jasnost ne le poenostavlja upravljanje pravil, ampak tudi znatno pomaga pri odpravljanju težav.

🌟 Uporabniku prijazen vmesnik:

Medtem ko je Outlookova pravila vmesnik je lahko zapleten za nove uporabnike, intuitivni vmesnik za Napredna pravila olajša nastavitev in upravljanje pravil.

🤝 Brezšivna integracija:

Napredna pravila Kutools brezhibno integrirajte z Outlookom, s čimer zagotovite, da so vsa vaša obstoječa e-poštna sporočila in nastavitve združljivi ter da lahko še naprej uporabljate Outlook brez kakršnih koli motenj.

Primeri ustvarjanja pravil z naprednimi pravili v Outlooku

Ustvarjanje in upravljanje e-poštnih pravil ni nujno zastrašujoče. Kutools za Outlook's Napredna pravila funkcija poenostavlja ta postopek z robustnim in intuitivnim vmesnikom, ki je primeren tako za začetnike kot za napredne uporabnike. V tem razdelku bomo raziskali, kako lahko izkoristite Napredna pravila za poenostavitev delovnega toka vaše e-pošte, s prikazom treh priljubljenih primerov pravil v Outlooku.

• Primer 1: Samodejno premikanje e-poštnih sporočil v določene mape
• Primer 2: Nastavitev opozoril za komunikacijo z visoko prioriteto
• Primer 3: Avtomatizacija odgovorov na pogosta vprašanja

Primer 1: Samodejno premikanje e-pošte v določene mape

To pravilo je bistvenega pomena za uporabnike, ki obravnavajo veliko količino dohodne e-pošte iz različnih virov. E-poštna sporočila samodejno razvrsti v določene mape, kar uporabnikom omogoča, da določijo prednost in se učinkoviteje odzovejo. E-poštna sporočila, ki vsebujejo določene ključne besede, se na primer premaknejo v ustrezne mape. Ta organizacija pomaga vzdrževati čist in urejen nabiralnik, kar uporabnikom omogoča hitro iskanje e-poštnih sporočil, povezanih z določenimi temami ali projekti, ne da bi morali brskati po natrpanem nabiralniku.

Korak 1. Omogočite funkcijo naprednih pravil in začnite ustvarjati novo pravilo

1. Pojdi Kutools kartico in kliknite Napredna pravila.

2. V Ljubljani Napredna pravila pogovorno okno, kliknite na Novo gumb za začetek ustvarjanja novega pravila.

2. korak: Nastavite pogoje za pravilo

V tem scenariju želimo premakniti e-poštna sporočila, ki vsebujejo besedne zveze 'Kutools za Outlook"in"prodaja'ali'WHO"in"prodaja' v zadevi ali telesu v določeno mapo.

1. V Ljubljani Ustvari novo pravilo – korak 1 od 4 pogovorno okno, preverite Predmet ali telo vsebuje določene besede možnost.

2. Besedilo vsebuje odpre se pogovorno okno. Kliknite Nov gumb.

3. V Ljubljani Iskanje besedila pogovorno okno, naredite naslednje.

3.1 Vnesite 'Kutools za Outlook"in"prodaja' v Novo besedilo za iskanje besedilno polje.

Kliknite 3.2 Dodaj.

Kliknite 3.3 OK.

S tem določa pogoj, da morajo e-poštna sporočila vsebovati obe besedi.

4. Nato se vrne na Besedilo vsebuje pogovorno okno. Če želite dodati alternativni nabor besednih zvez, kliknite Novo ponovno spet.

5. V Ljubljani Iskanje besedila pogovornem oknu ponovite rutino.

5.1 Vnesite 'WHO"in"prodaja' v Novo besedilo za iskanje besedilno polje.

Kliknite 5.2 Dodaj.

Kliknite 5.3 OK.

6. Zdaj je pogoj uspešno nastavljen. Ta pogoj bo veljal za e-poštna sporočila, ki vsebujejo »Kutools za Outlook"in"prodaja'ali'WHO"in"prodaja'. Kliknite OK.

7. klik Naslednji premakniti se na Ukrep nastavitve.

3. korak: Nastavite dejanja za pravilo

1. V Ljubljani Ustvari novo pravilo – korak 2 od 4 pogovorno okno, preverite Premakni se v določeno mapo možnost.

2. V pojavnem oknu Izberite mapo pogovornem oknu izberite označeno mapo.

3. klik OK.

4. klik Naslednji preseliti se v izjeme nastavitve.

4. korak: Nastavite izjeme za pravilo

v Ustvari novo pravilo – korak 3 od 4 pogovornem oknu določite izjeme. V tem primeru nimamo izjem, zato kliknemo Naslednji.

5. korak: Dokončajte nastavitev pravila

1. V Ljubljani Ustvari novo pravilo – korak 4 od 4 pogovorno okno vnesite ime pravila v Ime pravila besedilno polje.

2. (neobvezno) Vnesite opombe pravila v Pravilo Opombe besedilno polje.

3. klik OK.

Rezultat

Zdaj je pravilo uspešno ustvarjeno. Kliknite OK da dokončate nastavitve. Od zdaj naprej, če prispela e-poštna sporočila vsebujejo besede 'Kutools za Outlook"in"prodaja'ali'WHO"in"prodaja' v zadevi ali telesu, bodo premaknjeni v določeno mapo.

Primer 2: Nastavitev opozoril za komunikacijo z visoko prioriteto

Za uporabnike, kot so vodje, je ključnega pomena, da se hitro odzovejo na sporočila višjega vodstva ali kritičnih strank, da zagotovijo učinkovito odločanje in zadovoljstvo strank. Da bi to olajšali, lahko konfigurirajo pravilo za sprožitev opozorila na namizju vsakič, ko prejmejo e-poštno sporočilo, ki v vrstici z zadevo vsebuje besede, kot sta "nujno" ali "ASAP". Izvedba tega pravila zagotavlja, da so upravitelji takoj obveščeni o pomembnih e-poštnih sporočilih, kar jim omogoča hitro reševanje kritičnih težav in ohranjanje visoke ravni odzivnosti in profesionalnosti.

Korak 1. Omogočite funkcijo naprednih pravil in začnite ustvarjati novo pravilo

1. Pojdi Kutools kartico in kliknite Napredna pravila.

2. V Ljubljani Napredna pravila pogovorno okno, kliknite na Novo gumb za začetek ustvarjanja novega pravila.

2. korak: Nastavite pogoje za pravilo

V tem scenariju želimo sprožiti opozorilo na namizju vsakič, ko prejmete e-poštno sporočilo, ki vsebuje besede, kot je "nujno"Ali"takoj, ko bo mogoče« v vrstici z zadevo.

1. V Ljubljani Ustvari novo pravilo – korak 1 od 4 pogovorno okno, preverite Zadeva vsebuje določene besede možnost.

2. Besedilo vsebuje odpre se pogovorno okno. Kliknite Nov gumb.

3. V Ljubljani Iskanje besedila pogovorno okno, naredite naslednje.

3.1 Vnesite 'nujno' v Novo besedilo za iskanje besedilno polje.

Kliknite 3.2 Dodaj.

Kliknite 3.3 OK.

S tem določa pogoj, da morajo e-poštna sporočila vsebovati besedo 'nujno".

4. Nato se vrne na Besedilo vsebuje pogovorno okno. Če želite dodati nadomestno besedilo, kliknite Novo ponovno spet.

5. V Ljubljani Iskanje besedila pogovornem oknu ponovite rutino.

5.1 Vnesite 'takoj, ko bo mogoče' v Novo besedilo za iskanje besedilno polje.

Kliknite 5.2 Dodaj.

Kliknite 5.3 OK.

6. Zdaj je pogoj uspešno nastavljen. Ta pogoj bo veljal za e-poštna sporočila, ki vsebujejo »nujno' ali 'takoj, ko bo mogoče'. Kliknite OK.

7. klik Naslednji premakniti se na Ukrep nastavitve.

3. korak: Nastavite dejanja za pravilo

1. V Ljubljani Ustvari novo pravilo – korak 2 od 4 pogovorno okno, preverite Prikaži e-pošto v oknu z obvestili o novem sporočilu z določenim sporočilom možnost.

2. V Ustvari novo pravilo pogovornem oknu, ki se prikaže, vnesite določeno sporočilo, kot je prikazano spodaj, za opozorilo na namizju.

"To je nujno e-poštno sporočilo, odgovorite nanj čim prej! "

3. klik OK.

4. klik Naslednji preseliti se v izjeme nastavitve.

4. korak: Nastavite izjeme za pravilo

v Ustvari novo pravilo – korak 3 od 4 pogovornem oknu določite izjeme. V tem primeru nimamo izjem, zato kliknemo Naslednji.

5. korak: Dokončajte nastavitev pravila

1. V Ljubljani Ustvari novo pravilo – korak 4 od 4 pogovorno okno vnesite ime pravila v Ime pravila besedilno polje.

2. (neobvezno) Vnesite opombe pravila v Pravilo Opombe besedilno polje.

3. klik OK.

Rezultat

Zdaj je pravilo uspešno ustvarjeno. Kliknite OK da dokončate nastavitve. Od zdaj naprej, kadar koli prejme e-poštno sporočilo, ki vsebuje besede, kot je "nujno"Ali"takoj, ko bo mogoče" v vrstici z zadevo opozorilo na namizju, ki prikazuje sporočilo "To je nujno e-poštno sporočilo, odgovorite nanj čim prej!" se bo prikazal.

Primer 3: Avtomatizacija odgovorov na pogoste poizvedbe

To pravilo je idealno za vloge storitve za stranke, kjer veliko prejetih e-poštnih sporočil vsebuje podobna vprašanja. Napredna pravila Kutools omogočajo nastavitev pravil za samodejno odzivanje na običajne poizvedbe, kot so zahteve po informacijah o izdelkih ali cenah, z vnaprej napisano predlogo. Z avtomatizacijo odgovorov se lahko ekipe bolj osredotočijo na zapletene poizvedbe, s čimer izboljšajo splošno učinkovitost in zadovoljstvo strank.

Korak 1. Omogočite funkcijo naprednih pravil in začnite ustvarjati novo pravilo

1. Pojdi Kutools kartico in kliknite Napredna pravila.

2. V Ljubljani Napredna pravila pogovorno okno, kliknite na Novo gumb za začetek ustvarjanja novega pravila.

2. korak: Nastavite pogoje za pravilo

V tem scenariju želimo samodejno odgovoriti na e-poštno sporočilo z vnaprej napisano predlogo, kadar koli e-poštno sporočilo vsebuje "Podatki'ali'Podrobnosti produkta' v vrstici z zadevo je prejeto.

1. V Ljubljani Ustvari novo pravilo – korak 1 od 4 pogovorno okno, preverite Zadeva vsebuje določene besede možnost.

2. Besedilo vsebuje odpre se pogovorno okno. Kliknite Nov gumb.

3. V Ljubljani Iskanje besedila pogovorno okno, naredite naslednje.

3.1 Vnesite 'Podatki' v Novo besedilo za iskanje besedilno polje.

Kliknite 3.2 Dodaj.

Kliknite 3.3 OK.

S tem določa pogoj, da morajo e-poštna sporočila vsebovati besedo 'Podatki".

4. Nato se vrne na Besedilo vsebuje pogovorno okno. Če želite dodati nadomestno besedilo, kliknite Novo ponovno spet.

5. V Ljubljani Iskanje besedila pogovornem oknu ponovite rutino.

5.1 Vnesite 'Podrobnosti produkta' v Novo besedilo za iskanje besedilno polje.

Kliknite 5.2 Dodaj.

Kliknite 5.3 OK.

6. Zdaj je pogoj uspešno nastavljen. Ta pogoj bo veljal za e-poštna sporočila, ki vsebujejo »Podatki' ali 'Podrobnosti produkta''. Kliknite OK.

7. klik Naslednji premakniti se na Ukrep nastavitve.

3. korak: Nastavite dejanja za pravilo

1. V Ljubljani Ustvari novo pravilo – korak 2 od 4 pogovorno okno, preverite Odgovorite s posebno predlogo možnost.

2. V Predloga za odgovor pogovorno okno, ki se prikaže, vnesite predpono zadeve v Predpona predmeta besedilno polje.

3. Nadaljujte z vnosom telesa odgovora v Besedilo besedilno polje.

4. klik OK.

4. klik Naslednji preseliti se v izjeme nastavitve.

4. korak: Nastavite izjeme za pravilo

v Ustvari novo pravilo – korak 3 od 4 pogovornem oknu določite izjeme. V tem primeru nimamo izjem, zato kliknemo Naslednji.

5. korak: Dokončajte nastavitev pravila

1. V Ljubljani Ustvari novo pravilo – korak 4 od 4 pogovorno okno vnesite ime pravila v Ime pravila besedilno polje.

2. (neobvezno) Vnesite opombe pravila v Pravilo Opombe besedilno polje.

3. klik OK.

Rezultat

Zdaj je pravilo uspešno ustvarjeno. Kliknite OK da dokončate nastavitve. Od zdaj naprej vsa dohodna e-pošta, ki vključuje »Podatki'ali'Podrobnosti produkta' v vrstici z zadevo bo samodejno odgovoril s predlogo odgovora, ki ste jo konfigurirali prej.