Odklenite prihodnost e-pošte: Izboljšajte učinkovitost Outlooka z Kutools AI

V hitrem svetu digitalne komunikacije je učinkovitost ključnega pomena in učinkovito upravljanje vaše e-pošte vam lahko prihrani veliko časa in truda. Vnesite Kutools AI za Outlook, zmogljivo orodje, zasnovano za izboljšanje vaše e-poštne izkušnje z uvedbo inteligentnih veščin, ki poenostavijo vaš potek dela. Ne glede na to, ali pišete e-pošto, prevajate vsebino ali odgovarjate na sporočila, Kutools AI ponuja vrsto zmogljivosti, ki lahko spremenijo vašo interakcijo z e-pošto. V tej vadnici boste izvedeli več o Kutools AI za Outlook, zakaj je orodje, ki ga morate imeti, kako ga nastaviti in kako ga integrirati v svojo dnevno e-poštno rutino za največjo produktivnost.

• Primeri uporabe Kutools AI noter dohodni e-poštni naslovi:
  • Povzetek po e-pošti
  • Hitri odgovor
• Primeri uporabe Kutools AI noter odhajajoči e-poštni naslovi:
  • Sestavljanje e-pošte
  • Nadaljuj s pisanjem

• Prilagodite in dodajte veščine za osebno uporabo
• Prilagodite odgovore z vpogledi v zgodovino e-pošte
• Nadzorujte ročne/samodejne načine in prilagodite nastavitve zaslona

• Hitri nadzor in dostop v Kutools podokno AI
• Upravljanje ustvarjene vsebine v polju spretnosti
• Najboljše prakse za uporabo Kutools AI

Kaj Je Kutools Umetna inteligenca za Outlook?

Kutools AI za Outlook je napredna funkcija, ki jo je razvil ExtendOffice, brezhibno integracijo tehnologije umetne inteligence iz vodilnih modelov, kot je OpenAI in GoogleAI v vašo dnevno e-poštno rutino. Kot del celovite zbirke več 100 orodja v Kutools for Outlook, spremeni način upravljanja in interakcije z e-poštnimi sporočili. Z intuitivnim vmesnikom, Kutools AI ponuja zmogljive zmogljivosti za povečanje vaše produktivnosti pri branju in pisanju e-pošte.

Skills in Reading Panel (za analizo in odgovarjanje na prejeta e-poštna sporočila)

• Povzetek: Pridobite jedrnate povzetke za hitro razumevanje glavnih točk dolgih e-poštnih sporočil.
• Odgovori: Uporabite AI za učinkovite in podrobne odgovore na e-pošto. (Podpira črpanje iz poslanih e-poštnih sporočil za ustrezne informacije.)
• Hitri odgovor: Predstavi različne možnosti odgovora in ustvari odgovor na podlagi vaše izbrane smeri. (Podpira črpanje iz poslanih e-poštnih sporočil za ustrezne informacije.)
• Hvala za odgovor: ustvarite jedrnato zahvalno pismo, ki vam bo pomagalo hitro izraziti hvaležnost.
• Prevedi: Takoj prevedite dohodna e-poštna sporočila v vaš želeni jezik in tako zagotovite brezhibno komunikacijo.
• Analizirajte: analizirajte čustveno nagnjenost vsebine e-pošte, da boste lažje ugotovili, ali je čustvo pozitivno, negativno ali nevtralno.
• Izvleček: iz e-pošte izvlecite strukturirane informacije, kot so imena, kraji, datumi in zneski, da boste lažje razumeli ključne podatke v vsebini.
• Spretnosti po meri : Ustvarite lastne veščine tako, da prilagodite pozive za vloge, ukazne pozive in dodate dodatne možnosti, da izpolnite svoje edinstvene potrebe po upravljanju e-pošte.

Skills in Writing Panel (za sestavljanje in izboljšanje odhodnih e-poštnih sporočil)

• Sestavi: Uporabite pomoč z umetno inteligenco, da pospešite postopek priprave e-pošte s prilagojenimi predlogi.
• poljski: Samodejno izboljšajte svoje e-poštne osnutke glede slovnice, tona in sloga ter tako zagotovite profesionalen zaključek.
• Nadaljuj s pisanjem: Dovolite, da umetna inteligenca zagotovi predloge in dopolnitve, ki temeljijo na kontekstu, da vam pomaga nadaljevati pisanje osnutkov.
• Prevedi: Preprosto prevedite svoje osnutke e-pošte v druge jezike in jih pripravite za globalno občinstvo.
• Preveri: Preverite in popravite črkovalne in slovnične napake v e-pošti, da zagotovite točnost jezika.
• Razširi: Razširite ključne informacije e-pošte in zagotovite podrobna pojasnila za bolj celovito vsebino.
• Predlagaj: Zagotovite predloge za logične izboljšave ali občutljivo vsebino z logično analizo ali pregledom vsebine.
• Spretnosti po meri : Ustvarite lastne veščine tako, da prilagodite pozive za vloge, ukazne pozive in dodate dodatne možnosti, da izpolnite svoje edinstvene potrebe po upravljanju e-pošte.

Zakaj Izbrati Kutools Umetna inteligenca za vaš Outlook?

V današnjem hitrem digitalnem svetu je učinkovita komunikacija ključnega pomena. Kutools AI izkorišča vrhunsko tehnologijo umetne inteligence, da zagotovi, da vaša e-poštna sporočila niso samo prebrana, temveč občutena, razumljena in cenjena. Gre za izboljšanje vaše e-poštne igre in za to, da bo vsaka interakcija bolj smiselna in vplivna. Ne glede na to, ali upravljate s poplavo vsakodnevnih e-poštnih sporočil ali se osredotočate na eno kritično sporočilo, Kutools AI je vaš strateški partner, ki vam zagotavlja, da ostanete vodilni v komunikacijski igri. Tukaj je nekaj ključne prednosti da Kutools AI ponuja:

⏰ Avtomatizacija, ki prihrani čas: Avtomatizira rutinska e-poštna opravila, kot sta e-poštni povzetek in hiter odgovor, s čimer sprostite čas za pomembnejša opravila in povečate svojo splošno produktivnost.

🌐 Vsestranska integracija AI: Kutools AI podpira široko paleto platform AI, vključno z OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI in SenseNovaAI, kar vam daje prilagodljivost pri izbiri najboljšega modela AI za natančno in učinkovito upravljanje e-pošte.

️ Uporabniku prijazen vmesnik: Vsebuje intuitiven vmesnik, ki je preprost za krmarjenje, kar uporabnikom vseh tehnoloških ravni olajša izboljšanje upravljanja e-pošte in komunikacije.

🌓 Funkcionalnost dvojnega načina: Kutools AI Ponuja Ročni način in Samodejni način. V samodejnem načinu se opravila, kot so e-poštni povzetki in hitri odgovori, ustvarijo samodejno. Preklapljanje med načini je brezhibno z enim klikom, kar vam omogoča, da orodje prilagodite svojemu delovnemu toku.

💡 Spretnosti po meri: Tailor Kutools AI vašim posebnim potrebam po upravljanju e-pošte z ustvarjanjem lastnih veščin. Prilagodite pozive za vloge, ukazne pozive in dodatne možnosti, da zagotovite, da AI deluje natanko tako, kot želite, kar omogoča največjo prilagodljivost in učinkovitost pri ravnanju z vašo e-pošto.

📚 Učenje zgodovine e-pošte: Pri ustvarjanju odgovorov, Kutools AI uporablja vaše pretekle e-poštne interakcije (ko dodate zgodovinska e-poštna sporočila) za zagotavljanje odzivov, ki se zavedajo konteksta, in ponuja natančne odgovore na podlagi prejšnjih razprav. Sčasoma postanejo odgovori natančnejši in prilagojeni vašemu komunikacijskemu slogu za prilagojene interakcije.

???? Zmogljivosti prevajanja v jezik: Podira jezikovne ovire s prefinjenimi modeli za natančne prevode, zaradi česar je globalna komunikacija preprosta.

⚙️ Brezhibna integracija z Outlookom: Zasnovan izključno za Outlook, izboljšuje vašo e-poštno izkušnjo v znanem okolju ter zagotavlja intuitiven in učinkovit potek dela.

️ Izboljšana jasnost in strokovnost: Uporablja napredne jezikovne modele za optimizacijo vaših e-poštnih sporočil, kar zagotavlja jasnost in strokovnost v vsakem sporočilu, ki ga pošljete.

🔐 Izboljšana zasebnost in varnost: Uporablja najnovejše šifrirne in varnostne protokole za zagotovitev, da so vaši e-poštni podatki zaščiteni, kar vam daje mir pri varnosti vaših komunikacij.

Kako nastaviti Kutools Umetna inteligenca za Outlook za večjo učinkovitost e-pošte?

Preoblikovanje vaše e-poštne izkušnje z Kutools AI je le nekaj korakov stran. Tukaj vam pokažemo vodnik po korakih za nastavitev Kutools AI v vašem Outlooku.

1. korak: Namestite Kutools AI

Pomaknite se na stran za prenos za prenos in namestitev Kutools for Outlook dobiti Kutools AI.

2. korak: Aktivirajte Kutools AI

1. Po namestitvi Kutools for Outlook, pojdite na Kutools in kliknite AI.

2. Kutools Vodnik AI se prikaže pogovorno okno. Predstavlja veščine, ki Kutools AI ponudbe. Kliknite na Naslednji gumb za nadaljevanje.

3. Pogoji uporabe se bo prikazal. Kliknite Naslednji.

4. Zdaj lahko aktivirate Kutools AI z izbiro Ponudnik AI in vnos ustreznega Ključ API. Ko končate, kliknite OK.

Po kliku OKje Kutools AI podokno se prikaže na desni strani Outlookovega okna, kot je prikazano spodaj. Nadaljujte z branjem za primere, kako ga uporabljati!

Uporaba Kutools Umetna inteligenca v vašem delovnem procesu s primeri

E-poštni povzetek: izločanje ključnih točk iz dolgih sporočil

Pravkar ste odprli svojo mapo »Prejeto« in našli dolgo e-poštno sporočilo stranke, ki opisuje različne posodobitve projekta in zahteve. Namesto da se prebijate skozi gosto besedilo, se lahko zanesete Kutools AI's Povzetek spretnost. Ko odprete e-poštno sporočilo, umetna inteligenca hitro ustvari jedrnat povzetek, ki poudari najbolj ključne informacije. To vam omogoča, da hitro dojamete glavne točke in določite prednost svojim naslednjim korakom, s čimer prihranite dragoceni čas in zagotovite, da ne zamudite nobene pomembne podrobnosti.

1. v Kutools AI podoknu, se prepričajte, da ste v Bralna plošča.
2. Izberite e-pošto, ki jo želite povzeti.

O Povzetek polje samodejno ustvari jedrnat povzetek glavnih točk e-pošte, kot je prikazano spodaj:

Hiter odgovor: Ustvarjanje takojšnjih odgovorov, ki se zavedajo konteksta

Namesto da bi porabili čas za sestavljanje odgovora iz nič, Kutools AI's Hitri odgovor spretnost vam pomaga analizirati kontekst e-pošte in predlaga več podlag za podroben odgovor.

1. v Kutools AI podoknu, se prepričajte, da ste v Bralna plošča.
2. Izberite e-pošto, na katero želite odgovoriti. The Hitri odgovor skill samodejno ustvari več osnov za odgovore, kot je prikazano spodaj.

   

   nasveti:

   • Če izberete besedilo v e-poštnem sporočilu, bo odgovorilo na izbrano vsebino. V nasprotnem primeru bo odgovoril na celotno e-pošto.
   • Če nobena osnova za odgovor ni primerna, lahko kliknete »Ni primerno?" in vnesite želeno osnovo.

3. Izberite eno od osnov za odgovor, da ustvarite odgovor.

4. Kliknite Odgovori gumb. Odgovor bo vstavljen v osnutek e-pošte, pripravljen za pregled, urejanje in pošiljanje.

   

Sestavljanje e-pošte: Izdelava začetnih sporočil z navodili AI

Ko se morate po sestanku pogovoriti s stranko, vendar niste prepričani, kako začeti, Kutools AI's Sestavi vskoči spretnost, ki ponuja predloge, ki temeljijo na kontekstu, da vam pomagajo pri oblikovanju sporočila. Ko zagotovite Kutools AI s ključnimi točkami predlaga besedne zveze in strukture, prilagojene vašim potrebam, kar vam omogoča hitro pripravo profesionalnega in jasnega e-poštnega sporočila.

1. v Kutools AI podoknu, se prepričajte, da ste v Plošča za pisanje.
2. v Sestavi polje, vnesite ključne točke in kliknite Ustvarjajo .
3. klik Vstavi da dodate ustvarjeni osnutek v telo e-pošte.

Nadaljujte s pisanjem e-pošte: nadaljujete tam, kjer ste končali

Začeli ste pripravljati podroben e-poštni naslov, vendar so vas na sredini prekinili in ste ga morali pustiti nedokončanega. Ko se vrneš, Kutools AI's Nadaljuj s pisanjem spretnost je pripravljena, da vam pomaga nadaljevati tam, kjer ste končali. AI pregleda kontekst vašega nepopolnega osnutka in ponudi predloge za nadaljevanje in dokončanje vašega sporočila.

Veščina Nadaljuj s pisanjem deluje takole: Ko sprožite odgovor na e-pošto v mapi »Prejeto«, Bralna plošča samodejno preklopi na Plošča za pisanje. Ko začnete pripravljati svoj odgovor, se Nadaljuj s pisanjem skill samodejno nadaljuje osnutek namesto vas. Ko je vsebina ustvarjena, kliknite Vstavi gumb, da ga hitro vstavite v osnutek.

Transform Kutools Umetna inteligenca v vašem osebnem asistentu

Od dodajanja in prilagajanja veščin do omogočanja, da se AI uči iz vaše zgodovine e-pošte, lahko optimizirate Kutools AI postati vaš osebni asistent. S temi funkcijami boste prejeli natančnejše odzive, ki se zavedajo konteksta, in imeli boste možnost natančnega prilagajanja veščin AI, da bodo ustrezale vašim posebnim potrebam.

• Po meri in dodajte spretnosti za prilagojeno uporabo
• Prilagodite odgovore z vpogledi v zgodovino e-pošte
• Nadzorujte ročne/samodejne načine in prilagodite nastavitve zaslona

Po meri in dodajte spretnosti za prilagojeno uporabo

Na dnu Kutools AI podoknu, obstaja a Upravljanje knjižnice spretnosti gumb, ki odpre Upravljanje knjižnice spretnosti pogovorno okno ob kliku.

v Upravljanje knjižnice spretnosti pogovornem oknu, lahko konfigurirate veščine za oba Bralna plošča in Plošča za pisanje:

1. Izberite Bralna plošča or Plošča za pisanje za upravljanje veščin v tej plošči.
2. Potrdite polje poleg veščine, da jo aktivirate in prikažete v Kutools AI podokno. Počistite polje, da onemogočite veščino in jo skrijete v podoknu.
3. Izberite veščino, da prilagodite njene nastavitve, vključno z:
   • Poziv za vlogo: usmerja AI, da sprejme določeno vedenje in slog.
   • Command Prompt: Umetni inteligenci naroči, naj izvede določeno nalogo.
   • Dodatne možnosti: Omogoča nadaljnje prilagajanje z možnostjo dodajanja več nastavitev z uporabo Dodaj možnosti .
4. Dodajte novo veščino s klikom na Dodaj spretnost gumb, da ustvarite takšno, prilagojeno vašim posebnim potrebam.

Prilagodite odgovore z vpogledi v zgodovino e-pošte

Odgovori spretnosti v Kutools AI podpira učenje iz preteklih e-poštnih pogovorov. Z ustvarjanjem lokalne baze podatkov, ki shranjuje podatke o preteklih e-poštnih sporočilih, lahko umetna inteligenca analizira prejšnje komunikacije, s čimer poveča natančnost in kontekstualno ustreznost svojih odgovorov za natančnejše odgovore, ki se zavedajo konteksta.

Ti lahko ročno dodajte zgodovinska e-poštna sporočila v program Email Learning. Ali omogočite funkcijo samodejnega dodajanja tako da se e-poštna sporočila po pošiljanju takoj dodajo v e-poštno učenje, kar sistemu Al pomaga pri učenju in boljšem prilagajanju.

Ročno dodajanje

1. Kliknite Učenje po e-pošti gumb v Odgovori or Hitri odgovor polje v Kutools AI okno.

2. Kliknite Ročno dodajanje .

3. V pojavnem oknu Ročno dodajanje izberite e-poštna sporočila, ki jih želite izvedeti, in kliknite OK.

• Za izbiro vsa e-poštna sporočila računa, označite potrditveno polje pred računom.
• Za izbiro e-poštna sporočila enega za drugim, označite potrditveno polje pred e-pošto.
• Za izbiro e-poštnih sporočil v zadnjem mesecuKliknite E-poštna sporočila iz prejšnjega meseca povezava.
• Za izbiro e-poštnih sporočil v zadnjem letuKliknite E-pošta iz prejšnjega leta povezava.

4. Odpre se pogovorno okno, ki vas opomni na število e-poštnih sporočil, ki jih je treba naučiti. Kliknite Da.

5. Odpre se še eno pogovorno okno, ki vas opomni na število uspešno naučenih e-poštnih sporočil. Kliknite OK.

Samodejno dodaj

Kliknite Učenje po e-pošti gumb v Odgovori or Hitri odgovor polje v Kutools AI podoknu in nato naredite naslednje.

1. Prijava Samodejno dodaj potrditveno polje.
2. Izberite e-poštne račune tako, da označite potrditveno polje poleg vsakega naslova, tako da bodo e-poštna sporočila, poslana z njih, samodejno dodana v e-poštno učenje.
3. Kliknite Prihranek .

Nadzorujte ročne/samodejne načine in prilagodite nastavitve zaslona

Kutools AI vam omogoča, da prilagodite njegovo delovanje in vizualni vmesnik tako, da ustreza vašim individualnim željam in poteku dela:

• Nekatere veščine so na začetku nastavljene Samodejni način, drugi pa delujejo v Ročni način. Če želite preklopiti med ročnim in samodejnim načinom za določeno spretnost, preprosto kliknite Preklop gumb v zgornjem desnem kotu polja spretnosti.
  

  Tukaj je razlika med veščinami avtomatizacije v Bralna plošča in Plošča za pisanje:

  • Bralna plošča: Spretnosti nastavljene na Samodejni način se samodejno zažene vsakič, ko preklopite na novo e-pošto.
  • Plošča za pisanje: Spretnosti v Samodejni način se bo zagnalo samodejno, ko se spremeni izbor v osnutku, razen spretnosti »Nadaljuj s pisanjem«, ki se bo zagnala samo, ko se spremeni sama vsebina.
  Nasvet:

  Po preklopu veščine na Ročni načinKliknite Ustvarjajo gumb, da dobite rezultate. Če je v e-poštnem sporočilu izbrano besedilo, bo spretnost obdelala samo izbrano vsebino; sicer bo obdelal celotno e-pošto. In Samodejni način, bodo spretnosti obdelale celotno e-pošto, potem ko jo izberete. Če želite obdelati samo del e-pošte, označite želeni razdelek in kliknite Regenerirajte ikono v spodnjem levem kotu.

• Zaslon lahko prilagodite tako, da izberete bodisi Pogled ene strani videti vse veščine v Kutools AI podoknu naenkrat, oz Pogled z zavihki za organiziranje spretnosti v ločene zavihke.
  

Nasveti za maksimiranje učinkovitosti Kutools AI

Tukaj je nekaj nasvetov in trikov za uporabo Kutools AI v Outlooku:

Kaj lahko hitro nadzorujete in do česar dostopate v Kutools Podokno umetne inteligence

Za preklapljanje med Bralna plošča in Plošča za pisanje, preklopite Plošča za branje/pisanje . Za preklop med Pogled ene strani in Pogled z zavihki, preklopite Pogled na eno stran/zavihke . Za enostavno preklapljanje med različnimi ponudniki in modeli umetne inteligence v Kutools v podoknu umetne inteligence kliknite Uporabljen model AI spustni meni in s seznama izberite želeno možnost. Če želite preklopiti med ročnim in samodejnim načinom za določeno spretnost, preprosto kliknite Preklop gumb v tem polju spretnosti. Po potrebi kliknite na Razširite vsebino gumb za ogled celotne vsebine rezultata. Jezik, ki ga spretnost uporablja, se bo privzeto ujemal z vašimi Outlookovimi nastavitvami. Spremenite ga lahko tako, da izberete Jezik spustni meni v polju spretnosti. Z razširitvijo Dodatne možnosti spustnega menija lahko izberete možnost, ki bo vodila AI pri ustvarjanju bolj specifičnih rezultatov. Vsebina, ki jo ustvari umetna inteligenca, je morda napačna, preverite pomembne informacije.

Kaj lahko storite z ustvarjeno vsebino v Skill Boxu