Kako dodeliti in urediti barvne kategorije Outlookovim elementom?

Dodeljevanje barvnih kategorij določenim Outlookovim elementom, kot so e-poštna sporočila, dogodki in stiki, vam omogoča hitro prepoznavanje in združevanje povezanih elementov v Outlooku, tako da jim lahko preprosto sledite in izboljšate učinkovitost. Če je kateri od elementov povezan z več kot eno kategorijo, mu samo dodelite več barvnih kategorij. V tem članku bomo predstavili metode za dodelitev barvne kategorije Outlookovemu elementu in ustvarjanje lastnih kategorij, spreminjanje barve ali imena obstoječe barvne kategorije ter druge hitre metode za uporabo kategorij za poudarjanje Outlookovih elementov.

Opomba: Barvne kategorije ne delujejo za račune IMAP.

Ustvarite barvno kategorijo in ji dodelite tipko za bližnjico v Outlooku

Dodeljevanje barvne kategorije Outlookovim elementom (ali z bližnjično tipko)

S hitrim klikom dodelite barvno kategorijo Outlookovemu elementu

S Quick Stepom dodelite barvno kategorijo Outlookovim sporočilom

Uredite barvno kategorijo in njeno bližnjično tipko v Outlooku

Ustvarite barvno kategorijo in ji dodelite tipko za bližnjico v Outlooku

Outlook ima nabor privzetih barvnih kategorij, vendar bo lažje ustvariti in uporabljati lastne kategorije, tako da boste lahko bolje opazili povezane elemente.

1. V Ljubljani mail pogled na Domov jeziček, v oznake skupino, kliknite Categorize > Vse kategorije.

2. V pojavnem oknu Barvne kategorije v pogovornem oknu kliknite Novo gumb.

3. V novem Dodaj novo kategorijo Poimenujte kategorijo v vnosnem polju in ji dodelite prepoznavno barvo. Če želite, mu nastavite bližnjično tipko.

4. klik OK. Videli boste, da je ustvarjena kategorija zdaj navedena v Barvne kategorije pogovorno okno, kot je prikazano spodaj. Kliknite OK da shranite kategorijo in zaprete pogovorno okno.

Dodeljevanje barvne kategorije Outlookovim elementom (ali z bližnjično tipko)

Če želite dodeliti barvno kategorijo enemu ali več sporočilom, sestankom, stikom ali opravilom v Outlooku, lahko naredite naslednje:

1. Izberite elemente Outlooka, ki jim boste dodelili barvno kategorijo.

2. Kategorijo dodelite na kateri koli način, kot je prikazano spodaj:

Če ti ni nastavil tipke za bližnjico za barvno kategorijo, ki jo želite dodeliti izbranim Outlookovim elementom: z desno tipko miške kliknite katerega koli od izbranih elementov, kliknite Categorize v spustnem meniju in nato izberite kategorijo, ki jo želite dodeliti.
Opomba: Če ste elementu pomotoma dodelili barvno kategorijo, lahko izberete element, ga kliknete z desno tipko miške in nato izberete Počisti vse kategorije.
Če ti imajo nastavljeno tipko za bližnjico za barvno kategorijo, ki jo želite dodeliti izbranim Outlookovim elementom: Pritisnite tipko za bližnjico.
Opomba: Če ste elementu pomotoma dodelili barvno kategorijo z bližnjično tipko, jo lahko izberete in pritisnete isto bližnjično tipko, da počistite kategorijo na njem.

S hitrim klikom dodelite barvno kategorijo Outlookovemu elementu

Če želite e-poštnemu sporočilu dodeliti barvno kategorijo, pojdite na Poglej > Spremeni pogled > single or predogled. Če želite dogodku ali stiku dodeliti barvno kategorijo, kliknite Poglej > Spremeni pogled > Seznam. Ko končate, naredite naslednje:

1. V Ljubljani mail pogled na Domov jeziček, v oznake skupino, kliknite Categorize > Nastavite hitri klik.

2. V Ljubljani Nastavite hitri klik izberite barvno kategorijo, ki jo boste dodelili s hitrim klikom.

3. Če ste izbrali kategorijo, ki je še nikoli niste uporabili, a Preimenuj kategorijo pojavilo se bo pogovorno okno z vprašanjem, ali želite preimenovati kategorijo:

klik Da da zaprete pogovorno okno in shranite spremembe, ko ga preimenujete, mu daste drugo barvo ali zanj nastavite tipko za bližnjico.
klik Ne če vam ni treba narediti nobenih sprememb.

4. Zdaj bom kot primer uporabil e-poštno sporočilo. V poštni mapi se z miškinim kazalcem pomaknite nad sporočilo, ki mu boste s hitrim klikom dodelili kategorijo. Videli boste prazno polje na Kategorije stolpec, kot je prikazano spodaj. Z enim klikom nanjo boste sporočilu dodelili kategorijo.

Opomba: Če ste elementu pomotoma dodelili barvno kategorijo, lahko element izberete in znova kliknete polje kategorije.

S Quick Stepom dodelite barvno kategorijo Outlookovim sporočilom

Outlook ima funkcijo hitrih korakov, ki vam omogoča, da enemu ali več e-poštnim sporočilom v Outlooku z enim klikom dodelite barvno kategorijo. Če želite to narediti, sledite spodnjim korakom:

1. V Ljubljani mail pogled na Domov jeziček, kliknite Ustvari novo v Hitri koraki škatla.

2. klik Izberite dejanje da odprete spustni seznam več dejanj. Nato izberite Kategoriziraj sporočilo.

3. klik Izberite kategorijo da izberete barvno kategorijo, ki jo boste s Quick Stepom dodelili sporočilom v Outlooku.

4. Ime dejanja bo samodejno izpolnjeno v polje Ime, lahko ga spremenite, da bo bolj prepoznavno. Za to dejanje lahko nastavite tudi bližnjično tipko (tukaj sem nastavil CTRL+SHIFT+2 kot bližnjico) ali uredite besedilo opisa orodja. Nato kliknite Konec.

5. Če želite ustvariti hitre korake za druge kategorije, ponovite zgornje štiri korake.

6. Zdaj pa se vrnite na svoj poštni seznam. Izberite sporočila, ki jim boste dodelili barvno kategorijo, nato kliknite hitro dejanje (EO Forum), ki ste ga pravkar ustvarili v Hitri koraki škatla. Izbrana sporočila bodo nato kategorizirana.

Opomba: če ste elementu pomotoma dodelili barvno kategorijo, lahko element izberete, z desno miškino tipko kliknete nanj in nato izberete Počisti vse kategorije iz spustnega menija. Druga možnost je, da v zgornjem 2. koraku izberete Počisti kategorije namesto Kategoriziraj kategorijo, da ustvarite hitro dejanje, ki počisti kategorije.

Uredite barvno kategorijo in njeno bližnjično tipko v Outlooku

1. V Ljubljani mail pogled na Domov jeziček, v oznake skupino, kliknite Categorize > Vse kategorije.

2. V pojavnem oknu Barvne kategorije pogovornem oknu, za urejanje kategorije naredite naslednje:

Izberite kategorijo, ki jo boste urejali.
klik preimenovanje in vnesite novo ime.
Kliknite spustno puščico pod Barva da mu dam drugačno barvo.
Kliknite spustno puščico pod bližnjica Key da mu dodelite drugo tipko za bližnjico.

3. Če morate urediti več kategorij, ponovite zgornji korak. Ko končate, kliknite OK Da shranite spremembe.

Sorodni članki

Kako samodejno barvno kategorizirati e-poštna sporočila glede na zadevo v Outlooku?

Barvne kategorije vam omogočajo hitro prepoznavanje in združevanje povezanih elementov v Outlooku, tako da jim lahko preprosto sledite in izboljšate učinkovitost. V tem članku bomo govorili o tem, kako ustvariti pravilo v Outlooku za samodejno dodeljevanje barvnih kategorij e-poštnim sporočilom glede na njihove zadeve.

Kako samodejno dodeliti barvno kategorijo sestankom, potem ko jih sprejmete v Outlooku?

Pri vsakodnevnem delu boste v Outlooku morda prejeli več e-poštnih sporočil o sestankih. Včasih želite sestankom samodejno dodeliti določeno barvno kategorijo, ko so sprejeti. Običajno jih lahko dodelite ročno, vendar pa bo težavno, če jih nastavite enega za drugim. V tem članku bom govoril o tem, kako to samodejno doseči v Outlooku.

Kako združiti e-poštna sporočila po določenih barvnih kategorijah v Outlooku?

Včasih e-poštna sporočila označite z določenimi barvnimi kategorijami, nato pa lahko ta e-poštna sporočila preprosto določite ali odkrijete ali za druge namene. Ko se množica e-poštnih sporočil natlači v poštni mapi, je težko hitro ugotoviti e-poštna sporočila, označena z določenimi barvnimi kategorijami. Pravzaprav obstaja nekaj trikov za hitro združevanje e-poštnih sporočil po določenih barvnih kategorijah v programu Microsoft Outlook.

Kako privzeto strniti ali razširiti vse barvne kategorije v Outlooku?

Recimo, da ste e-poštnim sporočilom v Outlooku dodelili barvne kategorije in vsa sporočila razvrstili v skupine glede na različne kategorije. Vendar vsakič, ko razširite ali strnete mapo v Outlooku in nato obstajate in se vrnete v mapo, boste morda ugotovili, da se kategorije skupine vrnejo v prvotni pogled. V tej vadnici bomo govorili o metodi za ohranitev strnjenega Outlooka ali razširitev barvnih kategorij. Preberite, če želite izvedeti, kako.