Preskoči na glavno vsebino

Kako ustvariti mapo za organiziranje e-poštnih sporočil, ki vsebujejo določene osebe v Outlooku?

Vas prenatrpana mapa »Prejeto«? V tej vadnici bom predstavil tri metode organiziranja e-poštnih sporočil z določenimi osebami v Outlooku za večjo učinkovitost.

E-poštna sporočila, ki vsebujejo določene osebe, vedno premaknite v ustvarjeno mapo

1. Z desno miškino tipko kliknite e-poštni račun, za katerega boste ustvarili mapo za organiziranje e-pošte, izberite Nova mapa v meniju z desnim klikom in poimenujte mapo.

2. V mapi »Prejeto« ali »Poslano« izberite katero koli od e-poštnih sporočil, ki vsebujejo določen e-poštni naslov, s katerim boste premaknili vsa njegova e-poštna sporočila v ustvarjeno mapo.

3. Na Domov jeziček, v Premakni skupina, kliknite na Pravila > Vedno premakni sporočila iz: določenega e-poštnega naslova in / ali Pravila > Vedno premakni sporočila na: določen e-poštni naslov glede na vaše potrebe.

4. V pojavnem pogovornem oknu Pravila in opozorila določite mapo, v katero boste premaknili sporočila, in nato kliknite OK.

5. E-poštna sporočila v mapi »Prejeto« ali »Poslano«, ki izpolnjujejo pogoje, so zdaj premaknjena v mapo, ki ste jo pravkar ustvarili. Tudi prihodnja e-poštna sporočila bodo šla neposredno v mapo, če izpolnjujejo pogoje.

Ustvarite iskalno mapo za samodejno organiziranje e-pošte za določene osebe

Če sporočil ne želite premakniti v mapo, ampak si jih želite preprosto ogledati. V Outlooku lahko ustvarite iskalno mapo, ki vam omogoča iskanje e-poštnih sporočil, ki se ujemajo z določenimi kriteriji, v več mapah, vendar jih hranite v izvirnih mapah.

1. Na Mapa jeziček, v Novo skupina, kliknite na Nova iskalna mapa.

2. V pojavnem pogovornem oknu Nova iskalna mapa naredite naslednje:
  • 1) V polju Select a Search Folder na seznamu Mail from People and Lists izberite Pošta od in do določenih ljudiali Pošta določenih oseb kot jo potrebujete.
  • 2) V polju Customize Search Folder kliknite na Izberite da izberete osebe s seznama naslovov.
  • 3) Določite e-poštni račun, iz katerega želite iskati e-poštna sporočila.
  • 4) Kliknite OK.

3. Iskalna mapa se ustvari pod Search Folders, ki vsebuje e-poštna sporočila, ki izpolnjujejo pogoje.

Paketno ustvarite mape za organiziranje e-pošte za vse vaše e-poštne račune z VBA

Če imate v Outlooku več e-poštnih računov in želite ustvariti mape za vsak e-poštni račun v paketih za določene osebe, lahko z metodo VBA premaknete sporočila, ki vsebujejo določene osebe, iz map Prejeto ali Poslano vaših e-poštnih računov. Prosimo, naredite naslednje.

1. V Outlooku kliknite file > možnosti > Trust Centerin nato kliknite na Trust Center Nastavitve.

2. V pojavnem pogovornem oknu preklopite na Nastavitve makrovtako, da izberete Omogoči vse makrein preverite Uporabite varnostne nastavitve makrov za nameščene dodatke.

3. klik OK gumbe za zapiranje pogovornih oken.

4. Pritisnite druga + F11 za odpiranje okna Microsoft Visual Basic for Applications.

5. klik Vstavi > Moduli. Nato kopirajte eno od naslednjih kod VBA v okno modula.

Koda VBA 1: Paketno ustvarjanje map za organiziranje e-poštnih sporočil, ki vsebujejo določene pošiljatelje, v nabiralnikih vseh e-poštnih računov

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Opomba: določene izrezke morate zamenjati v skladu s komentarji v 12., 16. in 35. vrstici zgornje kode VBA.

Koda VBA 2: Paketno ustvarjanje map za organiziranje e-poštnih sporočil, ki vsebujejo določene prejemnike, v nabiralnikih vseh e-poštnih računov

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Opomba:

  • 1) Določene delčke morate zamenjati v skladu s komentarji v 12., 16. in 35. vrstici zgornje kode VBA.
  • 2) Če želite arhivirati sporočila, ki vsebujejo določenega prejemnika CC ali BCC, odkomentirajte 28. in 33. vrstico tako, da izbrišete apostrof (') na začetku vrstic.

6. Pritisnite F5 za zagon kode VBA. In nove mape bodo ustvarjene, če obstajajo sporočila, ki izpolnjujejo pogoje.

Opomba: Metoda VBA deluje za obstoječa e-poštna sporočila. Če obstajajo nova sporočila od/do določene osebe, ki jih želite arhivirati, ponovite korake 4-6.

Sorodni članki

Kako ustvariti iskalno mapo v več Outlookovih podatkovnih datotekah/Pst/e-poštnih računih?

Kot veste, lahko iskalna mapa išče samo e-pošto v obsegu trenutnega nabiralnika v Outlooku. Vendar lahko Outlook išče po vseh nabiralnikih s funkcijo takojšnjega iskanja. Zato lahko poskusite spodnjo rešitev za ustvarjanje iskalne mape v več e-poštnih računih v Outlooku.

Kako ustvariti iskalno mapo za notranja e-poštna sporočila v Outlooku?

V običajnih e-poštnih računih POP3 v Outlooku ni težko ustvariti iskalne mape s strani določenega pošiljatelja ali domene pošiljatelja. Vendar enak način ne deluje za menjalni račun. V tem članku vam bom pokazal, kako ustvarite iskalno mapo za prikaz vseh e-poštnih sporočil internih pošiljateljev znotraj računa za izmenjavo.

Kako združiti e-poštna sporočila po določenih barvnih kategorijah v Outlooku?

Včasih e-poštna sporočila označite z določenimi barvnimi kategorijami, nato pa lahko ta e-poštna sporočila preprosto določite ali odkrijete ali za druge namene. Ko se množica e-poštnih sporočil natlači v poštni mapi, je težko hitro ugotoviti e-poštna sporočila, označena z določenimi barvnimi kategorijami. Pravzaprav obstaja nekaj trikov za hitro združevanje e-poštnih sporočil po določenih barvnih kategorijah v programu Microsoft Outlook.

Kako ustvariti mapo za organiziranje e-pošte po datumskem obdobju v Outlooku?

V tej vadnici bom predstavil dva načina za organiziranje e-poštnih sporočil glede na datumsko obdobje z mapami v Outlooku za večjo učinkovitost.

Najboljša pisarniška orodja za produktivnost

Kutools za Outlook - Več kot 100 zmogljivih funkcij za nadgradnjo vašega Outlooka

🤖 AI poštni pomočnik: Takojšnja profesionalna e-poštna sporočila z umetno inteligenco – z enim klikom do genialnih odgovorov, popoln ton, večjezično znanje. Preoblikujte pošiljanje e-pošte brez napora! ...

📧 Avtomatizacija e-pošte: Odsoten (na voljo za POP in IMAP)  /  Načrtujte pošiljanje e-pošte  /  Samodejna CC/BCC po pravilih pri pošiljanju e-pošte  /  Samodejno naprej (napredna pravila)   /  Samodejno dodaj pozdrav   /  E-poštna sporočila več prejemnikov samodejno razdeli na posamezna sporočila ...

📨 Email upravljanje: Enostaven priklic e-pošte  /  Blokiraj prevarantska e-poštna sporočila glede na teme in druge  /  Izbriši podvojena e-poštna sporočila  /  napredno iskanje  /  Združite mape ...

📁 Priloge Pro: Shrani paket  /  Batch Detach  /  Paketno stiskanje  /  Samodejno shranite   /  Samodejno loči  /  Samodejno stiskanje ...

🌟 Vmesnik Magic: 😊Več lepih in kul emojijev   /  Povečajte Outlookovo produktivnost s pogledi z zavihki  /  Minimizirajte Outlook, namesto da bi ga zaprli ...

???? Čudeži z enim klikom: Odgovori vsem z dohodnimi prilogami  /   E-poštna sporočila proti lažnemu predstavljanju  /  🕘Pokaži pošiljateljev časovni pas ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Stiki in koledar: Paketno dodajanje stikov iz izbranih e-poštnih sporočil  /  Razdelite skupino stikov na posamezne skupine  /  Odstranite opomnike za rojstni dan ...

Over 100 Lastnosti Čakajte na svoje raziskovanje! Kliknite tukaj, če želite odkriti več.

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Guest
Posting as Guest
×
Rate this post:
Reset
0   Characters
Suggested Locations