Preskoči na glavno vsebino

Nastavitev samodejnih odgovorov o odsotnosti v Outlooku (celoten vodnik)

V današnji digitalni dobi lahko do svoje e-pošte dostopamo kadar koli in kjerkoli želimo. Kljub temu, da smo vedno na spletu, včasih ne moremo takoj odgovoriti na dohodna sporočila, na primer med počitnicami ali ko nas ni v pisarni. Tu postane neprecenljiva funkcija samodejnega odgovora ob odsotnosti, ki pošiljateljem e-pošte sporoči, da bodo naši odgovori zamujali. Ne glede na to, ali uporabljate Outlook na Windows, Web, Mac, ali celo naprave iOS in Android, vam bo ta vodnik pomagal poglobiti se v nastavitev samodejnih odgovorov o odsotnosti na vseh teh platformah. Začnimo.


Video


Nastavite odgovore o odsotnosti v Outlooku v sistemu Windows

Ta razdelek prikazuje tri metode, ki vam bodo v pomoč pri nastavitvi odgovorov o odsotnosti za račune Exchange in vse e-poštne račune v sistemu Windows.

  • Samodejni odgovori – Vgrajena funkcija Outlooka, vendar samo za račune Exchange.
  • Kutools za Excel – Enostaven za nastavitev in uporabo, na voljo za vse e-poštne račune.
  • Outlookova pravila - Številni koraki in zapletene operacije, na voljo za vse e-poštne račune.

Nastavite odgovore o odsotnosti s funkcijo samodejnih odgovorov

Če v Outlooku uporabljate račun Exchange, vgrajeni Samodejni odgovori Funkcija vam lahko pomaga nastaviti odgovore o odsotnosti v Outlooku. Prosimo, naredite naslednje.

1. korak: Odprite okno za samodejne odgovore

V Outlooku pojdite na file zavihek, na spustnem seznamu računov izberite račun za izmenjavo, za katerega morate omogočiti samodejni odgovor, in nato kliknite Samodejni odgovori. Oglejte si posnetek zaslona:

Opombe: Ta metoda je na voljo samo za e-poštni račun Exchange. Če tega ne vidite Samodejni odgovori možnost, vaš e-poštni račun ne podpira te funkcije. Poskusite lahko katero koli od naslednjih metod: uporabite Kutools za Outlook or ustvarite Outlookova pravila za samodejni odgovor.

2. korak: Omogočite samodejne odgovore in konfigurirajte nastavitve

V uvodu Samodejni odgovori okno, morate storiti naslednje.

  1. Izberite Pošljite samodejne odgovore možnost, da omogočite to funkcijo.
  2. Če želite pošiljati samodejne odgovore samo v določenem časovnem obdobju, preverite Pošljejte le v tem časovnem obdobju potrditveno polje in določite želeni začetni in končni čas.
    Nasvet: Če ne nastavite časovnega obdobja, vaš samodejni odgovor ostane vklopljen, dokler ga ne izklopite z izbiro Ne pošiljaj samodejnih odgovorov.
  3. Če želite pošiljati samodejne odgovore le pošiljateljem znotraj vaše organizacije, ostanite v V notranjosti moje organizacije tab.
  4. V besedilno polje vnesite sporočilo samodejnega odgovora.
  5. Kliknite OK gumb za shranjevanje nastavitev. Oglejte si posnetek zaslona:
Opombe:
  • Če želite poslati samodejne odgovore pošiljateljem zunaj vaše organizacije, kliknite Zunaj moje organizacije zavihek, preverite Samodejni odgovor osebam zunaj moje organizacije potrditveno polje, izberite želeno možnost in nato vnesite sporočilo samodejnega odgovora. Oglejte si spodnji posnetek zaslona.
  • Če konfigurirate oba »V notranjosti moje organizacije"In"Zunaj moje organizacije”, jih je mogoče aktivirati hkrati.
    • Ko vam nekdo iz vaše organizacije pošlje e-pošto, bo prejel sporočilo, ki ste ga nastavili za "V notranjosti moje organizacije".
    • Ko vam nekdo zunaj vaše organizacije pošlje e-pošto, bo prejel sporočilo, ki ste ga nastavili za "Zunaj moje organizacije".
  • Outlook vam omogoča, da določite pravila za pošiljanje samodejnih odgovorov. S klikom na Pravila gumb v spodnjem levem kotu okna bo odprl Pravila samodejnega odgovora pogovorno okno. Kliknite na Dodaj pravilo in nato podajte merila za svoje pravilo v Uredi pravilo pogovorno okno. Oglejte si posnetek zaslona:
Rezultat

Če v 3. koraku nastavite časovno obdobje za samodejne odgovore, se bo samodejni odgovor aktiviral ob določenem času, nato pa boste pod Outlookovim trakom videli rumeno informacijsko vrstico. Če časovno obdobje ni navedeno, se bo samodejni odgovor aktiviral takoj.

Lahko greš na Poslani predmeti mapo za ogled e-poštnih sporočil s samodejnim odgovorom (e-poštnih sporočil s predpono "Samodejni odgovor:«).

Točke, ki jih ne smete zamuditi
  • Če oba "Samodejni odgovori" funkcija računa Exchange in pravilo samodejnega odgovora ki ste jih ustvarili za druge e-poštne račune (kot je račun POP), so omogočeni in je e-poštno sporočilo prejeto, lahko dohodno e-poštno sporočilo sproži odziv tako iz »samodejnih odgovorov« Exchangea kot iz pravila za samodejni odgovor na strani odjemalca. Vrstni red odgovorov je odvisen od obdelave strežnika in zaporedja izvajanja pravil na strani odjemalca.
    • "Samodejni odgovori" za izmenjavo: To je funkcija strežnika Exchange in ne zahteva, da se izvaja Outlook.
    • Samodejni odgovori prek ustvarjenih pravil: To je običajno funkcija na strani odjemalca, ki zahteva, da je Outlook aktiven in obdeluje dohodno e-pošto.
    Torej, če sta nastavljena oba načina odgovora, lahko oseba, ki vam pošlje e-pošto, prejme dve e-poštni sporočili s samodejnim odgovorom.
  • Če želite izklopiti to funkcijo, preprosto kliknite izklopite gumb v informacijski vrstici.

Preprosto nastavite odgovore o odsotnosti s programom Kutools for Outlook

Glede na omejitve zgornje metode vam tukaj priporočam Samodejni odgovor značilnost Kutools za Outlook, ki vam pomaga enostavno nastaviti odgovore o odsotnosti v Outlooku, ne glede na vrsto e-poštnega računa. Po prenos in namestitev Kutools za Outlook, morate narediti naslednje:

1. korak: Konfigurirajte nastavitve samodejnega odgovora

Izberite Kutools > Odgovori > Upravitelj samodejnih odgovorov da odprete Samodejni odgovor pogovorno okno, nato pa morate:

  1. Preverite e-poštne račune, kjer želite omogočiti samodejni odgovor:
    O Preverite račune razdelek navaja vse e-poštne račune v vašem Outlooku. Izberite račune, v katerih želite omogočiti samodejni odgovor.
  2. Spremenite predpono zadeve za e-poštna sporočila s samodejnim odgovorom:
    Privzeto besedilo v Predpona predmeta besedilno polje je "Samodejni odziv”. To bo predpona za e-poštne zadeve samodejnega odgovora. To privzeto besedilo lahko po potrebi zamenjate.
  3. Vnesite vsebino samodejnega odgovora:
    V pogovornem oknu je na voljo privzeta predloga, ki jo lahko po potrebi spremenite.
  4. Shranite spremembe: Kliknite na OK gumb.
2. korak: Omogočite funkcijo samodejnega odgovora

A Kutools za Outlook se pojavi pogovorno okno z vprašanjem, ali želite funkcijo aktivirati takoj. Kliknite na Da gumb, da omogočite funkcijo.

Rezultat

Od zdaj naprej bodo dohodna e-poštna sporočila na preverjene račune sprožila samodejne odgovore.

Opombe:

Nastavite odgovore o odsotnosti z ustvarjanjem Outlookovih pravil

Ustvarite lahko tudi Outlookova pravila za nastavitev odgovorov o odsotnosti za vse e-poštne račune. Vendar ta metoda zahteva več korakov. Če potrebujete, sledite spodnjim korakom.

1. korak: ustvarite predlogo za samodejni odgovor
  1. V Outlooku ustvarite novo e-poštno sporočilo s klikom nova elektronska pošta pod HOME tab.
  2. v Sporočilo vnesite zadevo in telo sporočila za svojo predlogo.
  3. klik file > Shrani kot.
  4. V uvodu Shrani kot pogovorno okno, poimenujte predlogo (privzeto bo zadeva e-pošte uporabljena kot ime predloge), izberite Oblika predloge Iz Shrani kot vrsto in nato kliknite spustni seznam Shrani gumb.
    Ta predloga po meri bo shranjena na privzetem mestu osebnih predlog.
  5. Ko shranite predlogo, zaprite e-pošto brez shranjevanja.
2. korak: Odprite okno Pravila in opozorila

Pod HOME jeziček, kliknite Pravila > Upravljanje pravil in opozoril da odprete Pravila in opozorila okno.

3. korak: ustvarite pravilo za samodejni odgovor o odsotnosti

v Pravila in opozorila naredite naslednje, da ustvarite pravilo za samodejni odgovor odsotnosti.

  1. Pod E-poštna pravila podajte e-poštni račun, za katerega želite uporabiti pravilo samodejnega odgovora, in nato kliknite Novo pravilo gumb.
    Nasvet: Če je Uporabi spremembe v tej mapi spustni seznam ni prikazan v Pravila in opozorila okno Outlooka bodo pravila, ki ste jih ustvarili, veljala za vse e-poštne račune.
  2. V prvem Čarovnik za pravilatako, da izberete Uporabi pravilo o sporočilih, ki jih prejmem v Začnite s praznim pravilom in nato kliknite Naslednji gumb.
  3. V drugem Čarovnik za pravila, če želite samodejno odgovoriti na vsako prejeto e-poštno sporočilo, kliknite Naslednji brez preverjanja pogojev. V pojavnem oknu Microsoft Outlook pogovorno okno, kliknite na Da gumb.
    Nasvet: Če želite samodejno odgovoriti samo na določena e-poštna sporočila, določite pogoje, ki jih potrebujete.
  4. V tretjem Čarovnik za pravila, preverite odgovor s potrditvenim poljem posebne predloge v korak 1 in nato kliknite podčrtano besedilo v korak 2 škatla.
  5. V pogovornem oknu Izberi predlogo za odgovor izberite Uporabniške predloge v datotečnem sistemu s spustnega seznama Poglej v, izberite predlogo, ki ste jo ustvarili v 1. koraku, in nato kliknite gumb Odpri.
  6. Ko se vrne v tretji čarovnik za pravila, za nadaljevanje kliknite gumb Naprej.
  7. V četrtem čarovniku za pravila po potrebi določite izjeme za vaše pravilo. Tukaj kliknem gumb Naprej, ne da bi označil izjeme.
  8. V zadnjem čarovniku za pravila podajte ime za to pravilo v razdelku 1. korak, v 2. koraku pustite potrjeno polje Vklopi to pravilo in nato kliknite gumb Dokončaj.
  9. Nato se bo pojavilo okno s pozivom Microsoft Outlook, ki vas bo opomnilo, da se bo pravilo izvajalo samo, ko se izvaja Outlook. Kliknite gumb OK.
  10. Nato se vrne v okno Pravila in opozorila, v oknu lahko vidite ustvarjeno pravilo, kliknite gumb V redu, da shranite pravilo.
Rezultat

Zdaj ste ustvarili pravilo samodejnega odgovora. Od zdaj naprej bodo dohodna e-poštna sporočila na določen račun ali vse račune sprožila to pravilo samodejnega odgovora in oseba, ki vam je poslala e-poštno sporočilo, bo prejela e-poštno sporočilo s samodejnim odgovorom.

Točke, ki jih ne smete zamuditi:
  • Če tako pravilo samodejnega odgovora kot "Samodejni odgovori" omogočena funkcija računa Exchange, lahko dohodna e-pošta sproži odgovor obeh. Vrstni red odgovorov je odvisen od obdelave strežnika in vrstnega reda izvajanja pravil na strani odjemalca.
    • "Samodejni odgovori" za izmenjavo: To je funkcija strežnika Exchange in ne zahteva, da se izvaja Outlook.
    • Samodejni odgovori prek ustvarjenih pravil: To je običajno funkcija na strani odjemalca, ki zahteva, da je Outlook aktiven in obdeluje dohodno e-pošto.
    Običajno bodo »samodejni odgovori« na strani strežnika hitrejši, saj niso odvisni od dejavnosti odjemalca Outlook. Če pa sta nastavljena oba načina odgovora, lahko oseba, ki vam pošlje e-pošto, prejme dve e-poštni sporočili s samodejnim odgovorom.
  • Če želite izklopiti pravilo samodejnega odgovora, kliknite Pravila > Upravljanje pravil in opozoril o HOME , da odprete zavihek Pravila in opozorila oknu, nato počistite potrditveno polje pred pravilom in nato kliknite OK Da shranite spremembe.

Nastavite odgovore o odsotnosti v Outlooku v sistemu Mac

Če želite nastaviti samodejni odgovor v Outlooku za Mac, vam lahko pomaga metoda v tem razdelku. Prosimo, naredite naslednje.

Nasvet: Upoštevajte, da metoda deluje samo za <span style="color: #f7f7f7;">Izmenjava</span>, Outlook.com, hotmailali Računi Office 365.
1. korak: Dostop do funkcije »Odsoten«.

Zaženite Outlook v Macu, odprite e-poštni račun, za katerega želite omogočiti funkcijo Out of Office, nato pojdite na Orodja Kartico in izberite Brez urada.

2. korak: Konfiguracija nastavitev samodejnih odgovorov

v Nastavitve samodejnega odgovora pogovornem oknu, morate narediti naslednje konfiguracije.

  1. Prijava Pošiljanje samodejnih odgovorov za račun Potrditveno polje »(vaš račun)«.
  2. v Odgovorite enkrat vsakemu pošiljatelju z besedilno polje, vnesite telo sporočila samodejnega odgovora.
  3. Izbirno je:
    • Nastavite začetni in končni datum za samodejni odgovor: Preverite Odgovore pošlji samo v tem časovnem obdobju potrditveno polje in vnesite začetni in končni datum ter uro. Po končnem datumu in uri bodo odgovori o odsotnosti samodejno izklopljeni.
    • Odgovorite ljudem zunaj vaše organizacije: Po potrebi preverite Pošlji odgovore tudi pošiljateljem zunaj moje organizacije potrditveno polje. Izberite bodisi Samo pošiljateljem na mojem seznamu stikov or Pošlji vsem zunanjim pošiljateljem in nato vnesite telo za samodejno odgovorno sporočilo.
  4. klik OK da shranite nastavitve in uporabite to funkcijo samodejnih odgovorov.
Rezultat

Samodejni odgovori so bili omogočeni za nekatere e-poštne račune v vašem Outlooku za Mac. Od zdaj naprej bodo dohodna e-poštna sporočila na ta račun sprožila samodejne odgovore.

Opombe:
  • Če si želite ogledati poslana e-poštna sporočila s samodejnim odgovorom, pojdite na »Poslano" mapa za e-pošto s predpono "Samodejni odgovor:".
  • Stiki v vaši organizaciji bodo prejeli vsebino odgovora, nastavljeno v "Odgovorite enkrat vsakemu pošiljatelju z" besedilno polje.
  • Zunanji stiki bodo prejeli vsebino odgovora, nastavljeno v "Odgovorite enkrat vsakemu zunanjemu pošiljatelju z" besedilno polje.
  • O Gmail, Yahoo ali drugo POP or IMAP e-poštni račun trenutno ne podpira te funkcije.
  • Če želite izklopiti samodejne odgovore, odprite e-poštni račun z omogočeno funkcijo. Kliknite Orodja > Brez urada da odprete Samodejni odgovori pogovorno okno. Nato počistite Pošiljanje samodejnih odgovorov za račun potrditveno polje »vaš račun«.

Nastavite odgovore o odsotnosti v Outlooku v spletu

Če uporabljate Outlook v spletu in bi radi nastavili odgovore o odsotnosti, vam lahko metoda v tem razdelku naredi uslugo. Sledite spodnjim korakom.

1. korak: Dostopajte do funkcije »Samodejni odgovori«.
  1. V zgornjem desnem kotu strani kliknite Nastavitve Gumb
  2. V uvodu Nastavitve okno, izberite Samodejni odgovori v mail oddelek.
2. korak: Konfigurirajte nastavitve »Samodejni odgovori«.
  1. Kliknite Vklopite samodejne odgovore preklopite, da vklopite Samodejni odgovori lastnost.
  2. Prijava Odgovore pošiljajte samo v časovnem obdobju potrditveno polje in določite začetni in končni datum ter uro za samodejne odgovore. To nastavitev lahko prezrete, če je ne potrebujete.
  3. V polje za urejanje besedila vnesite telo sporočila samodejnega odgovora.
  4. Kliknite Shrani . Oglejte si posnetek zaslona:
Rezultat

Zdaj ste omogočili samodejne odgovore v Outlooku v spletu. Od zdaj naprej bodo dohodna e-poštna sporočila na ta račun sprožila samodejne odgovore.

Opombe:
  • Če določite začetni in končni datum ter uro za pošiljanje samodejnih odgovorov, se lahko odločite za zmanjšanje prekinitev v tem obdobju, kot npr. blokiranje vašega koledarja, samodejno zavračanje povabil na nove dogodkein odpoved ali zavrnitev vaših obstoječih sestankov.
  • Če uporabljate Menjalni račun, bo prikazana stran drugačna. E-poštna sporočila s samodejnim odgovorom lahko pošiljate ne samo na pošiljateljev znotraj vaše organizacije, ampak tudi pošiljatelji zunaj vaše organizacije. Oglejte si naslednji posnetek zaslona:
  • Če želite samodejno odgovarjati samo svojim stikom, označite Odgovore pošljite samo osebam potrditveno polje.
  • Če želite izklopiti to funkcijo samodejnih odgovorov v Outlooku v spletu, sledite zgornjemu koraku 2, da vstopite v Samodejni odgovori in nato kliknite Samodejni odgovori v preklopi.

Nastavite odgovore o odsotnosti v Outlooku za iOS in Android

Mnogi uporabniki Outlooka so seznanjeni z nastavitvijo samodejnih odgovorov na svojih namiznih računalnikih, vendar vedo malo o mobilnem programu. V zadnjem razdelku tega članka vas bom vodil skozi nastavitev samodejnih odgovorov iz vaših naprav iOS ali Android, s čimer vam bom zagotovil jasno komunikacijo ne glede na to, kje ste. Sledimo spodnjim korakom.

Nasvet: V Outlooku za iOS in Android lahko nastavite samodejne odgovore za Microsoft 365, <span style="color: #f7f7f7;">Izmenjava</span>in Računi Outlook.com samo.
1. korak: Zaženite Outlook v napravi iOS ali Android
2. korak: Dostopite do funkcije »Samodejni odgovori«.
  1. V zgornjem levem kotu strani kliknite HOME Gumb
  2. Nato kliknite na Nastavitve gumb.
  3. v Nastavitve v pogovornem oknu in pod Poštni računi izberite e-poštni račun, za katerega želite omogočiti samodejne odgovore. V tem primeru izberem <span style="color: #f7f7f7;">Izmenjava</span> račun.
  4. v <span style="color: #f7f7f7;">Izmenjava</span> stran (če v prejšnjem koraku izberete drug račun, bo v naslovu tega pogovornega okna prikazana domena drugega računa), lahko vidite, da Samodejni odgovori funkcija je izklopljena. Kliknite nanj.
3. korak: Konfigurirajte nastavitve samodejnih odgovorov

v Samodejni odgovori pogovorno okno, morate konfigurirati na naslednji način.

  1. v Samodejni odgovori polje, vklopite stikalo.
  2. Določite, komu želite poslati samodejne odgovore: bodisi vsem or samo ljudem v vaši organizaciji. Tukaj izbiram Odgovori vsem.
  3. Vnesite sporočilo za odgovor v Odgovorite vsem z besedilno polje.
  4. Kliknite kljukico v zgornjem desnem kotu zaslona, ​​da shranite nastavitve.
    Opombe:
    • v Odgovorite v določenem časovnem obdobju polje, vklopite stikalo, nato pa lahko nastavite začetni in končni datum ter ure za pošiljanje samodejnih odgovorov.
    • v Uporabite različne odgovore polje, preklopite stikalo na vklopljeno, nato pa lahko določite različna odgovorna sporočila za ljudi znotraj ali zunaj vaše organizacije.
    • Če izberete drugo vrsto računa namesto računa Exchange, bo Uporabite drugačna polja za odgovore se ne pojavi v Samodejni odgovori pogovorno okno.
    • Ko se vrnete v prejšnje pogovorno okno, lahko vidite, da je Samodejni odgovori funkcija je bila vklopljena.
Rezultat

Zdaj ste v Outlooku za iOS ali Android omogočili samodejne odgovore.

Opombe:
  • Če nastavite časovno obdobje za samodejne odgovore, se bo samodejni odgovor aktiviral ob določenem času, nato pa boste videli vrstico s samodejnimi odgovori.
  • Izklopiti Samodejni odgovori v Outlooku za iOS ali Android odprite e-poštni račun, pri katerem je ta funkcija vklopljena, in nato kliknite Turn Off gumb v Samodejni odgovori bara.

Skratka, možnost nastavitve samodejnih odgovorov o odsotnosti v Outlooku zagotavlja, da ljudje, ki stopijo v stik z vami, vedo, da ste odsotni, in tako ohranjate profesionalno in učinkovito komunikacijo. Ne glede na to, ali uporabljate Outlook v sistemu Windows, Mac, spletu ali mobilnih napravah, sta prilagodljivost in globina, ki ju ponuja ta funkcija, nepogrešljivi. Upamo, da vas bo ta obsežen vodnik opremil z znanjem za brezhibno konfiguriranje teh odgovorov na različnih platformah, kar bo zagotovilo nemoteno izkušnjo za vas in vaše e-poštne dopisnike. Za tiste, ki se želijo poglobiti v zmogljivosti Outlooka, se naše spletno mesto ponaša s številnimi vadnicami. Tukaj odkrijte več nasvetov in trikov za Outlook.



Najboljša pisarniška orodja za produktivnost

Kutools za Outlook - Več kot 100 zmogljivih funkcij za nadgradnjo vašega Outlooka

📧 Avtomatizacija e-pošte: Odsoten (na voljo za POP in IMAP)  /  Načrtujte pošiljanje e-pošte  /  Samodejna CC/BCC po pravilih pri pošiljanju e-pošte  /  Samodejno naprej (napredna pravila)   /  Samodejno dodaj pozdrav   /  E-poštna sporočila več prejemnikov samodejno razdeli na posamezna sporočila ...

📨 Email upravljanje: Enostaven priklic e-pošte  /  Blokiraj prevarantska e-poštna sporočila glede na teme in druge  /  Izbriši podvojena e-poštna sporočila  /  napredno iskanje  /  Združite mape ...

📁 Priloge ProShrani paket  /  Batch Detach  /  Paketno stiskanje  /  Samodejno shranite   /  Samodejno loči  /  Samodejno stiskanje ...

🌟 Vmesnik Magic: 😊Več lepih in kul emojijev   /  Povečajte Outlookovo produktivnost s pogledi z zavihki  /  Minimizirajte Outlook, namesto da bi ga zaprli ...

???? Čudeži z enim klikom: Odgovori vsem z dohodnimi prilogami  /   E-poštna sporočila proti lažnemu predstavljanju  /  🕘Pokaži pošiljateljev časovni pas ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Stiki in koledar: Paketno dodajanje stikov iz izbranih e-poštnih sporočil  /  Razdelite skupino stikov na posamezne skupine  /  Odstranite opomnike za rojstni dan ...

Over 100 Lastnosti Čakajte na svoje raziskovanje! Kliknite tukaj, če želite odkriti več.

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations